Folio + Fiken

Denne er guiden for deg som skal bruke Folio med Fiken.

Kort oppsummert

  • Om du ikke skal bruke Folio-kortet, skal du ikke legge inn konto for kort i Fiken, bare driftskonto og eventuelt skattetrekkskonto hvis du skal kjøre lønn. Dette er enkelt, og du trenger ikke følge denne guiden lenger enn første steg.
  • Skal noen i bedriften bruke Folio-kortet? Da skal du legge inn to kontoer i Fiken, driftskonto og en felles konto for alle Folio-kort du har. Obs! Enn så lenge dukker ikke kontonummeret for kort-konto opp før du har begynt å bruke kortet. Har du ikke kjøpt noe enda, vent med å legge inn konto for kort til etter første kjøp.
  • Kjøp og salg som føres inn i Fiken settes som betalt med Folio.
  • Fra Folio får du alt du trenger av dokumentasjon om kjøpene (bilag).
  • Overføringer føres som intern overføring. Dette gjelder både penger som gikk inn på driftskontoen fra din andre bank, og de som har gått internt mellom Folio-konto og kort-konto.
  • Importer en liste over alle Folio-bevegelser og sjekk at alt føres riktig. Hvis bilagene ligger der fra før, skal det kunne auto-matches og dermed gå unna raskt.
  • Avstem konto. Når du er ferdig med en periode – f.eks. en måned – avstemmer du kontoen slik du pleier.

Steg for steg

1. Sett opp Folio i Fiken

Start med å legge inn dine to Folio-kontoer i Fiken, og eventuelt en skattetrekkskonto hvis du har en. Du har én driftskonto, og én konto for kortene dine samlet. Fra Fiken sin toppmeny går du til Foretak → Bankkontoer og trykker knappen Ny bankkonto.

Her trenger du kontonummeret fra Folio. Det finner du innlogget i Folio. Gå til oversykt, og trykk på kontoen. Ellers finner du det på PDF fra eksporten, altså i regnskapet du laster ned fra Folio.

Når du trykker på Ny bankkonto-knappen i Fiken dukker det opp en svevende boks. Her fyller du inn kontonummeret til din driftskonto. Velg "Vanlig" som type og trykk på den grønne knappen for å opprette.

Sånn! Nå må du legge inn kontoen for Folio-kort. Dette kontonummeret finner du øverst på PDF-en som starter med kontoutskrift-kort.

Denne legger du inn på samme måte som du gjorde med driftskontoen. Har du en skattetrekkskonto, legger du inn denne på samme vis.

2. Last ned Folio-regnskapet ditt

Start med å laste ned regnskapet fra Folio. Gå til Regnskap i Folio-hovedmenyen og last ned ønsket periode til din datamaskin. Dobbeltsjekk at perioden du laster ned er fullført (med kvitteringer og forklaringer). Tallet ved "mangler noe" i Folio skal være 0.

3. Last opp regnskapet i Fiken

Gå til Innboks fra Fiken-hovedmenyen. Der inne finner du et felt for opplasting av filer som du skal laste opp regnskapet i.

Det er én CSV-fil for hver konto (driftskonto og kortkonto) som starter på kontoutskrift, i tillegg til de ulike bilagene for hvert kjøp. Alt skal dras inn i Last opp-området. Du vil se at innboksen fylles med filer.

4. Hent kontoutskriften

CSV-filene skal du nå bruke for å matche hver transaksjon.

I Fiken, gå til Annet → Import fra nettbank → Last opp ny kontoutskrift → Hent fil fra innboks og hent opp CSV-filen du lastet opp i forrige steg. Ved kontoutskrift-kort-XXX skal du trykke på knappen Legg til.

Her velger du bankkontoen som CSV-filen har i navnet sitt. Hvis det står kontoutskrift-kort skal du velge Folio-kort. Trykk på den grønne knappen for å gå i gang.

5. Gå gjennom kontobevegelsene

Nå vil det dukke opp en liste du må gå gjennom. Bruk bilaget fra Folio til å se hva transaksjonen er og hvor den hører hjemme. Forslagene til Fiken er ikke nødvendigvis riktig. Er det overføring trykker du Alternative handlinger  Intern overføring.

Er det derimot et kjøp, velg Nytt kjøp. Når du går gjennom transaksjonene kan du bokføre slik det står i PDF-en fra Folio-regnskapet. Der står riktig regnskapskonto og MVA-sats for hver transaksjon.

Når du er gjennom listen, trykk på Ferdig nede til høyre. Her blir du spurt om du vil utføre avstemming. Det vil du, så trykk på knappen Avslutt og utfør avstemming.

6. Avstemming

Kontroller at summen ved inngående saldo og utgående saldo er riktige. Det gjør du ved å sammenlikne summene som er hentet fra Fiken til venstre og summene som er oppført i bankutskriften til høyre. Dersom summene er de samme, er det godt nytt! ​​I tillegg til dette burde du gjøre en sjekk på at alle bokføringene i Fiken stemmer overens med det som står i bankutskriften. Dersom venstre og høyre side er like i summer og datoer, vet du at du har gjort en god jobb med bokføringen og du kan trykke på Avstem.


Gå til Annet → Import fra nettbank og gjør samme kontoutskrift-import med Folio-konto også.

Obs! I runde 2 vil du oppleve at noen overføringer dukker opp som du allerede har vært gjennom. Disse skal du ikke føre på nytt, men heller trykke på knappen Legg kontoutskrift til som bilag.

Ferdig!

Det var det! Pass på å gjøre dette jevnlig slik at du holder regnskapet ditt oppdatert og fritt for kaos! En gang i måneden bør holde, og minst før hver MVA-innsending. Lykke til!