Kredittkort eller debetkort? Ett kort på deling i bedriften, eller unike kort til hver og en?
Det finnes flere ulike måter å bruke firmakort på. Uansett hvilken løsning man velger, er det viktig å være klar over fallgruvene. Hvem skal være ansvarlig om regningen ikke blir betalt? Hvordan skal du passe på at alle har levert kvitteringene i tide? Heldigvis har det kommet gode løsninger for de fleste.
Debetkort
Et debetkort lar deg ikke bruke mer penger enn det er på kortet, og kan føles som et trygt tiltak, enten du bare bruker det selv, eller dele det med ansatte. I motsetning til kredittkort, kan alle med bedriftskonto få et debetkort, og du kan betale med det overalt.
Problemet med kvitteringer og kontroll
Jo flere som bruker kortet i bedriften jo vanskeligere er det å spore opp kvitteringer, og vite hvem som kjøper hva. Dette kan føles utrygt, og det kan bli dyrt i lengden. Ikke bare fordi tapte kvitteringer betyr tapte penger i form av skattefradrag, men også fordi ryddejobben er tidkrevende.
Folio-kortet er koblet til en app som gir øyeblikkelig bokføring av alle kjøp. Dette sparer deg for masse tid og kløn. Alle i bedriften kan få et eget kort, men daglig leder styrer hvor mye penger som skal være tilgjengelig på kortene. Dessuten er det enkelt å følge med på hvor og når pengene brukes, ikke minst av hvem.
Det beste er likevel at ingen regnskapsfører trenger å bruke tid på å bokføre kjøpene manuelt, eller mase etter kvitteringer fra i fjor. Alle som trekker Folio-kortet får en varsling på mobilen, og muligheten til å gjøre utgiften klar for regnskap i en fei.
Kredittkort
Kredittkortet gir fleksibilitet og tillit under ansvar. Man faktureres for regningen, og trenger derfor ikke ha pengene der og da. Dessverre er det ofte sånn at bedriftene som har mest nytte av denne muligheten, ikke får kredittkort fra banken uten en form for garanti. Enten som personlig garanti fra bedriftens eier, eller ved at det låses penger på en konto først.
Frihet under ansvar
Spør deg selv om hvem skal bruke bedriftens kredittkort. Er det bare deg, eller er dere flere? Har du høy utskiftning blant ansatte, og stoler du på dem?
Noen er komfortable med å bruke kredittkort, mens andre liker tryggheten som kommer med at det er fysisk umulig å bruke penger man ikke har. Det viktigste er at tilliten er på plass, og at alle som bruker kredittkortet er påpasselige med å spare på alle kvitteringer.
Felles for tradisjonelle debetkort og kredittkort er at det er et styr med kvitteringer og bilagsføring. Det kan bli dyrt og tidkrevende hvis ikke alt av dokumentasjon er på plass, enten du fører regnskap selv eller bruker en regnskapsfører.
Hvem skal ha betalingsansvar?
I noen tilfeller har ansatte kredittkort med personlig ansvar. Da må de selv betale fakturaen, og vise at de har kvittering på alle kjøp, før de kan få tilbakebetalt beløpet fra bedriften. I realiteten er dette det samme som utlegg, og kan virke ineffektivt og føles som en byrde for den ansatte.
Husk å sjekke prisen
Tradisjonelle banker opererer gjerne med skjulte gebyrer og årsavgift, og dette kan variere en hel del. Be om å få se en prisliste!
Interessert i Folio? Sjekk detaljert prisliste her.